آموزش میکروسافت اکسس Microsoft ACCESS

Database پایگاه داده ها یا دیتابیس چیست؟

به مجموعه سازماندهی شده از اطلاعات پیوسته و مرتبط بهم را پایگاه داده یا بانک اطلاعاتی می گویند.

بانک اطلاعاتی از جمع آوری اطلاعات یک موجود «Entity» مانند انسان، اطلاعات دانشجویی، قطعات تولیدی یک کارخانه و.. بوجود می آید. مثلا در مورد انسان، مشخصات: نام - نام خانوادگی - آدرس - تلفن و ..

فایل پایگاه داده چیست؟ : فایلی است که تمام اطلاعات پایگاه در آن ذخیره می شود.

نرم افزار پایگاه داده چیست؟ : نرم افزاری که وظیفه ایجاد، مدیریت و به اشتراک گذاری پایگاه داده را بعهده دارد.
- یک نرم افزار پایگاه داده امکاناتی چون: ذخیره اطلاعات - جستجوی اطلاعات - تجزیه و تحلیل اطلاعات و مدیریت اطلاعات را در اختیار ما قرار می دهد.
- از نرم افزارهای پایگاه داده معروف می توان به: Microsoft Access و Microsoft SQL Server و Oracle اشاره کرد.

با استفاده از نرم افزار Microsoft Access قادر به انجام کارهایی مانند: اضافه کردن داده جدید - حذف یا ویرایش داده های موجود - سازماندهی و نمایش داده ها به روشهای متفاوت در قالب نمودارهای آماری - به اشتراک گذاشتن داده ها با دیگران از طریق ارائه گزارش ها، ایمیل، اینترانت یا اینترنت بر روی بانک های اطلاعاتی خواهید بود.

آشنايی با اصطلاحات مهم در نرم افزار اکسس

فیلد (Field) : به فضایی که یک قلم یا نوع از اطلاعات در آن ذخیره می شود، فیلد می گویند.

رکورد (Record) : به مجموعه ای از فیلدهای مرتبط با یک موضوع یا موجودیت، رکورد گفته می شود.

جدول (Table) : به مجموعه ای از رکوردها که دارای فیلدهای یکسانی هستند، جدول گفته می شود.

پایگاه داده (Database) : یک پایگاه داده اطلاعاتی است که از یک یا چند جدول تشکیل می شود.

اصول ایجاد یک جدول در Design View

نام فیلد (Field Name)

تعیین نام فیلد. ضوابط نامگذاری فیلدها:
1- اسامی فیلدها حداکثر 64 کاراکتر می باشندکه شامل حروف، اعداد و فاصله می باشد.
2- استفاده از کاراکترهای نقطه « . » علامت تعجب « ! » علامت های کروشه « [ ] » غیرمجاز است و نام فیلد نباید با فاصله خالی « Space » شروع شود.
3- برنامه Access بین حروف بزرگ و کوچک در نام فیلد تفاوتی قائل نخواهد شد.

توضیحات (Description)

توضیحات و شرح هر فیلد را می توانیم در قسمت Description وارد کنیم. این توضیحات جنبه نمایشی دارد و میتواند هر عبارتی باشد. و این عبارات هنگامی که در نمای Datasheet قرار داریم در نوار وضعیت نمایش داده می شود.

نوع داده فیلد (Field Data Type)

نوع ساختار اطلاعاتی یک فیلد را نوع فیلد می گویند. مثلا اگر بخواهیم نام یا نام خانوادگی را ذخیره کنیم، نوع فیلد را «متنی یا Text» در نظر می گیریم. ولی برای نگهداری تعداد افراد، نوع فیلد را «عددی یا Number» در نظر می گیریم.

انواع داده ها در Access

یکی از کارهای مهم که در ابتدای ایجاد بانکهای اطلاعاتی باید مد نظر قرار دهید این است که برای هر موجودیت، جداول مورد نیاز را طراحی و سپس ویژگی ها و عناوین فیلدهای آنها را مشخص کنید، پس از انجام این کار حتما باید نوع داده مجاز برای هر فیلد را نیز تعیین کنید. مثلا برای ورود زمان، از نوع داده Time باید استفاده کنید. در جدول زیر انواع داده ها در بانک اطلاعاتی اکسس را مشاهده می نمایید:

انواع داده ها در Access

نوع داده توضیحات فضای ذخیره سازی
Text متن یا ترکیب متن و اعداد، حداکثر 255 کاراکتر
Memo متن های طولانی، حدکثر 65,536 کاراکتر
توجه: فیلدهای از نوع Memo را نمی توان مرتب (sort) کرد، اما قابل جستجو هستند
Byte اجازه می دهد هر عددی از 0 تا 255 را وارد کرد 1 بایت
Integer اجازه می دهد هرعددی بین 32767 تا 32768- وارد شود 2 بایت
Long اجازه می دهد هرعددی بین 2,147,483,647 تا 2,147,483,648- وارد شود 4 بایت
Single اعداد اعشاری با دقت واحد 4 بایت
Double اعداد اعشاری با دقت مضاعف 8 بایت
Currency از این نوع داده ها برای نگهداری مقادیر پولی یا ارزی استفاده می شود.
اکسس تمامی مقادیر پولی/ارزی را با ۱۵ رقم در سمت چپ و چهار رقم در سمت راست نقطه اعشار نگه می دارد,
لذا می توانید اعداد با دقت بالا را در فیلدهای پولی نگه دارید
توجه: می توانید کشوری که ارز مورد نظرتان در آن استفاده می شود را انتخاب نمایید
8 بایت
AutoNumber وقتی که فیلدی را را از نوع داده Auto number تعریف می کنید،
با هر رکوردی که به جدول اضافه شود اکسس به طور خودکار عددی را در این فیلد نگه می دارد
4 بایت
Date/Time برای نگهداری داده های از نوع تاریخ و زمان استفاده می شود 8 بایت
Yes/No فیلدی که از نوع Yes/No تعریف می شود به ازای Yes عدد ۱- و به ازای No عدد ۰ را دارا می شود.
با استفاده از بخش Filed Properties در پنجره مذکور می توانید بسته به دلیل استفاده از فیلد,
یکی از سه حالت Yes/No, True/False (درست یا غلط) یا On/Off (روشن و خاموش) را به کار ببرید.
توجه: مقدار NULL را نمی پذیرد
1 بیت
Ole Object OLE مخفف Object Linking and Embedding (اتصال و نشاندن شی) است.
فیلدهای OLE برای نگه داری اشیایی از قبیل عکس, تصاویر ویدیوئی و صدا مناسب است.
تا 1 گیگابایت
Hyperlink شامل لینک هایی به دیگر فایل ها یا صفحات وب است
Lookup Wizard هنگام تعریف این نوع داده، یک لیست از گزینه های انتخابی را مشخص می کنید و
هنگام ورود اطلاعات یک لیست کشویی نمایش داده خواهد شد
4 بایت

دقت کنید که داده های با فرمت Number خود شامل چند قسم زیر می باشند که باید در اختصاص آنها به فیلدها مورد توجه قرار گیرند:

۱- Byte : جهت ذخیره سازی اعداد صحيح از 0 تا 255
۲- Integer : جهت ذخیره سازی اعداد صحيح از 32768 - تا 32767
۳- Long Integer : جهت ذخیره سازی اعداد صحيح از 2147483648 - تا 2147483647
۴- Single : جهت ذخیره سازی اعداد اعشاری از (38 ^10 ضربدر 3.4 - ) تا ( 38 ^10 ضربدر 3.4)
۵- Double : جهت ذخیره سازی اعداد اعشاری از ( 308 ^10 ضربدر 797 - ) تا ( 308 ^10 ضربدر 797)
۶- Decimal : جهت ذخیره سازی اعداد اعشاری تا 28 رقم اعشار

اجزای یک بانک اطلاعاتی در نرم افزار اکسس

۱- جداول (Tables) : هر داده، در یک خانه از جدول نگهداری میشود.
۲- فرمها (Forms) : واسطی کاربری برای ورود، ویرایش، حذف و نمایش داده ها.
۳- پرس و جوها (Queries) : کوئری ها در اکسس جهت استخراج اطلاعات مورد نظر از یک یا چند جدول بانك اطلاعاتی مورد استفاده قرار می گیرند.
۴- گزارشها (Reports) : برای نمایش، خلاصه سازی، ارسال و چاپ اطلاعات موجود در جداول بانكهای اطلاعاتی استفاده می شوند.
۵- ماکروها (Macros) : جهت سریع سازی کارها در بانکهای اطلاعاتی استفاده می شوند (بدون نیاز به برنامه نویسی).
۶- ماژولها (Modules) : همانند ماکروها باعث افزایش کارایی عملکرد بانکهای اطلاعاتی می شوند، البته از طریق برنامه نویسی.


اصول طراحی یک بانک اطلاعاتی

برای طراحی یک بانک اطلاعاتی قبل از بکارگیری نرم افزار Access لازم است زمانی را جهت فکر کردن درباره شناخت عملکرد برنامه و چگونگی هدایت آن صرف کنید. زیرا اگر روی طراحی برنامه خوب فکر نشود ممکن است پیگیری و رفع هر یک از مشکلات یا اضافه کردن عملکرد جدید وقت زیادی را هدر نمایید.

برای طراحی یک برنامه خوب بهتر است مراحل زیر را رعایت کنید.
مثال: طراحی یک دفترچه تلفن Phone Book
1- شناخت وظایف (فرم ورود، ویرایش، حذف، گزارش گیری و..)
2- رسم روند کار (رسم نمودار پروژه و گروه بندی آنها)
3- شناخت عناصر داده ها (نام، نام خانوادگی، شماره تلفن، آدرس و..)
4- سازماندهی داده ها برای برنامه
5- طراحی رابط کاربر (طراحی فرم ها برای اعمال مدیریت توسط کاربر)
6- ایجاد برنامه
7- آزمایش، بازبینی و پالایش

خواص فیلد (Field Properties)

به مجموعه ای از صفات فیلد، نظیر: نوع فیلد، طول فیلد، شرایط صحت فیلد و .. خواص فیلد گفته می شود.

خواص روی دکمه General

1- Field Size
شما می توانید طولی را برای نوع داده Text و Number تعریف کنید.
الف: TEXT : می تواند از 0 تا 255 کاراکتر باشد که پیش فرض آن 50 کاراکتر می باشد.
ب: Number : انواع داده های عددی در جدول زیر ذکر شده است:

انواع داده های عددی در Access

نوع توضیحات تعداد اعشار فضای ذخیره سازی
Byte جهت ذخیره سازی اعداد صحیح مثبت از 0 تا 255 - 1 بایت
Integer جهت ذخیره سازی اعداد مثبت و منفی بین 32768- و 32767+ - 2 بایت
Long Integer جهت ذخیره سازی اعداد مثبت و منفی بین 648/483/147/2- و 647/483/147/2+ - 4 بایت
Single جهت ذخیره سازی اعداد با دقت اعشاری معمولی(ممیز شناور) بین 1038*4/3 - تا 1038*4/3 + 7 رقم 4 بایت
Double جهت ذخیره سازی اعداد با دقت اعشاری مضاعف(ممیز شناور) بین 10308*797/3 - تا 10308*797/3+ 15 رقم 8 بایت
Replication ID جهت ذخیره سازی شناسه منحصر بفرد سراسری (Globally Unique Identifier) 28 رقم 12 بایت
Decimal خواص Scale (تعداد ارقام بعد از اعشار) و Precision (تعداد کل ارقام) را جهت کنترل ورود اعداد در اختیار قرار می دهد. - 16 بایت

2- Format
شما می توانید چگونگی نمایش یا چاپ داده هایتان را کنترل کنید.
- General Number
- Currency
- Fixed
- Standard
- Percent
- Scientific
- General Date
- Long Date
- Medium Date
- Short Date
- Long Time
- Medium Time
- Short Time

3- Decimal Places
شما می توانید در فیلدهای عددی (Number , Currency) تعداد ارقام اعشار را تعیین کنید.

4- Input Mask
تعیین الگویی خاص جهت ورود داده ها، تا کاربر بتواند در هنگام ورود داده در فیلد، آنرا ببیند. مانندایجاد محدودیتی در فیلدهای:
تاریخ: « **/**/**** »
کد دانشجویی: « *** »
شماره تلفن: « ******* - *** - **** »

5- Caption یا عنوان
تعیین یک نام تشریحی برای نمایش دادن برچسب ها (Label) ، فرم ها (Form) و تیتر گزارشات

6- Default Value یا مقدار پیش فرض
تعیین یک مقدار پیش فرض برای همه انواع داده ها بجز AutoNumber و OLE object مثلا برای اعداد مقدار پیش فرض «صفر» می باشد. و مقدار«تهی یا خنثی Null » برای انواع داده های Memo و Text در نظر گرفته شده است.

7- Validation Rule یا قانون ارزیابی
تعیین قانونی جهت ورود داده ها. مثلا اعداد ورودی باید کوچکتر از 100 باشند. با این عمل داده های نامعتبر تشخیص داده شده و از ورود آن در فیلد مورد نظر جلوگیری خواهد شد. یا اسامی شهرهای معتبر و..

8- Validation Text یا متن ارزیابی
شما می توانید یک متن را در صورتی که داده وارد شده از «قوانین ارزیابی Validation Rule» عبورنماید، نمایش دهید. مثلا پیغام: «‌ اخطار - اعداد باید مابین 0 و 20 باشند »

9- Required یا مستلزم بودن
نشان دهنده آن است که این فیلد نمی تواند خالی «تهی یا خنثی Null » باشد.

10- Allow Zero Length یا اجازه دادن به طول رشته صفر
تعیین کننده آن است که آیا رشته ای به طول « صفر » می تواند در فیلد مورد نظر قرار گیرد یا خیر.

11- Indexed یا شاخص
جهت ایجاد شاخص یا Index بر روی انواع داده های Text و Number و Currency و Auto Number و Date/Time جهت دسترسی سریعتر به فیلد مورد نظر.

فیلد کلیدی در اکسس (Primary Key)

یک یا چند فیلد که مقدار آن منحصر بفرد بوده و مشخص کننده یک رکورد جدول است.
شماره پرسنلی، کد دانشجویی، کد کالا، شماره نامه نمونه هایی از فیلدهایی هستند که معمولا به عنوان فیلد کلیدی تعریف می شوند. مقدار فیلد کلیدی هر رکورد جدول باید یکتا باشد و نرم افزار پایگاه داده اجازه نمی دهد فیلد کلیدی در دو رکورد از جدول یکسان باشد. کلید اصلی می تواند مجموعی از 2 یا چند فیلد باشد به شرط آنکه مجموع این فیلدها مقدار منحصر بفردی را داشته باشد. همچنین مقدار کلید اصلی نمی تواند خالی باشد.

فرم ها در اکسس (Access Forms)

فرم به پنجره ای گفته می شود (یکی از اشیاء موجود در بانک اطلاعاتی) که جهت ورود و مشاهده آسان داده های بانک اطلاعاتی بکار می رود. انواع فرم ها به قرار زیر است:

- A data–entry form
رایج ترین نوع فرم که جهت ورود و مشاهده داده های جداول بانک اطلاعاتی استفاده می شود.

- A switchboard form
نوعی فرم که جهت ارتباط با فرم های دیگر از آن استفاده می شود.

- A custom dialog box
نوعی فرم که جهت اخذ داده های مختلف کاربران و تبدیل آنها به جداول بانک اطلاعاتی از آن استفاده می شود.

اصول ایجاد یک فرم در برنامه Access

- استفاده از Auto Form
- استفاده از Create form in Design
- استفاده از Create form by using wizard