آموزشگاه کامپیوتر,آموزشگاههای برتر کامپیوتر,برترین آموزشگاه کامپیوتر,آموزشگاه کامپیوتر پایا,لیست آموزشگاه های کامپیوتر,آموزشگاه فناوری اطلاعات,وب سایت آموزشگاه كامپيوتر,مجتمع فنی
Fa Ar En

آموزش میکروسافت اکسس Microsoft ACCESS

Database پایگاه داده ها یا دیتابیس چیست؟

به مجموعه سازماندهی شده از اطلاعات پیوسته و مرتبط بهم را پایگاه داده یا بانک اطلاعاتی می گویند.

بانک اطلاعاتی از جمع آوری اطلاعات یک موجود «Entity» مانند انسان، اطلاعات دانشجویی، قطعات تولیدی یک کارخانه و.. بوجود می آید. مثلا در مورد انسان، مشخصات: نام - نام خانوادگی - آدرس - تلفن و ..

فایل پایگاه داده چیست؟ : فایلی است که تمام اطلاعات پایگاه در آن ذخیره می شود.

نرم افزار پایگاه داده چیست؟ : نرم افزاری که وظیفه ایجاد، مدیریت و به اشتراک گذاری پایگاه داده را بعهده دارد.
- یک نرم افزار پایگاه داده امکاناتی چون: ذخیره اطلاعات - جستجوی اطلاعات - تجزیه و تحلیل اطلاعات و مدیریت اطلاعات را در اختیار ما قرار می دهد.
- از نرم افزارهای پایگاه داده معروف می توان به: Microsoft Access و Microsoft SQL Server و Oracle اشاره کرد.

با استفاده از نرم افزار Microsoft Access قادر به انجام کارهایی مانند: اضافه کردن داده جدید - حذف یا ویرایش داده های موجود - سازماندهی و نمایش داده ها به روشهای متفاوت در قالب نمودارهای آماری - به اشتراک گذاشتن داده ها با دیگران از طریق ارائه گزارش ها، ایمیل، اینترانت یا اینترنت بر روی بانک های اطلاعاتی خواهید بود.

آشنايی با اصطلاحات مهم در نرم افزار اکسس

فیلد (Field) : به فضایی که یک قلم یا نوع از اطلاعات در آن ذخیره می شود، فیلد می گویند.

رکورد (Record) : به مجموعه ای از فیلدهای مرتبط با یک موضوع یا موجودیت، رکورد گفته می شود.

جدول (Table) : به مجموعه ای از رکوردها که دارای فیلدهای یکسانی هستند، جدول گفته می شود.

پایگاه داده (Database) : یک پایگاه داده اطلاعاتی است که از یک یا چند جدول تشکیل می شود.


انواع داده ها در Access

یکی از کارهای مهم که در ابتدای ایجاد بانکهای اطلاعاتی باید مد نظر قرار دهید این است که برای هر موجودیت، جداول مورد نیاز را طراحی و سپس ویژگی ها و عناوین فیلدهای آنها را مشخص کنید، پس از انجام این کار حتما باید نوع داده مجاز برای هر فیلد را نیز تعیین کنید. مثلا برای ورود زمان، از نوع داده Time باید استفاده کنید. در جدول زیر انواع داده ها در بانک اطلاعاتی اکسس را مشاهده می نمایید:

نوع داده توضیحات فضای ذخیره سازی
Text متن یا ترکیب متن و اعداد، حداکثر 255 کاراکتر
Memo متن های طولانی، حدکثر 65,536 کاراکتر
توجه: فیلدهای از نوع Memo را نمی توان مرتب (sort) کرد، اما قابل جستجو هستند
Byte اجازه می دهد هر عددی از 0 تا 255 را وارد کرد ۱ بایت
Integer اجازه می دهد هرعددی بین 32767 تا 32768- وارد شود ۲ بایت
Long اجازه می دهد هرعددی بین 2,147,483,647 تا 2,147,483,648- وارد شود ۴ بایت
Single اعداد اعشاری با دقت واحد ۴ بایت
Double اعداد اعشاری با دقت مضاعف ۸ بایت
Currency از این نوع داده ها برای نگهداری مقادیر پولی یا ارزی استفاده می شود. اکسس تمامی مقادیر پولی/ارزی را با ۱۵ رقم در سمت چپ و چهار رقم در سمت راست نقطه اعشار نگه می دارد, لذا می توانید اعداد با دقت بالا را در فیلدهای پولی نگه دارید
توجه: می توانید کشوری که ارز مورد نظرتان در آن استفاده می شود را انتخاب نمایید
۸ بایت
AutoNumber وقتی که فیلدی را را از نوع داده Auto number تعریف می کنید، با هر رکوردی که به جدول اضافه شود اکسس به طور خودکار عددی را در این فیلد نگه می دارد ۴ بایت
Date/Time برای نگهداری داده های از نوع تاریخ و زمان استفاده می شود ۸ بایت
Yes/No فیلدی که از نوع Yes/No تعریف می شود به ازای Yes عدد ۱- و به ازای No عدد ۰ را دارا می شود. با استفاده از بخش Filed Properties در پنجره مذکور می توانید بسته به دلیل استفاده از فیلد, یکی از سه حالت Yes/No, True/False (درست یا غلط) یا On/Off (روشن و خاموش) را به کار ببرید. توجه: مقدار NULL را نمی پذیرد ۱ بیت
Ole Object OLE مخفف Object Linking and Embedding (اتصال و نشاندن شی) است.
فیلدهای OLE برای نگه داری اشیایی از قبیل عکس, تصاویر ویدیوئی و صدا مناسب است.
تا ۱ گیگابایت
Hyperlink شامل لینک هایی به دیگر فایل ها یا صفحات وب است
Lookup Wizard هنگام تعریف این نوع داده، یک لیست از گزینه های انتخابی را مشخص می کنید و هنگام ورود اطلاعات یک لیست کشویی نمایش داده خواهد شد ۴ بایت

دقت کنید که داده های با فرمت Number خود شامل چند قسم زیر می باشند که باید در اختصاص آنها به فیلدها مورد توجه قرار گیرند:

۱- Byte : جهت ذخیره سازی اعداد صحيح از 0 تا 255
۲- Integer : جهت ذخیره سازی اعداد صحيح از 32768 - تا 32767
۳- Long Integer : جهت ذخیره سازی اعداد صحيح از 2147483648 - تا 2147483647
۴- Single : جهت ذخیره سازی اعداد اعشاری از (38 ^10 ضربدر 3.4 - ) تا ( 38 ^10 ضربدر 3.4)
۵- Double : جهت ذخیره سازی اعداد اعشاری از ( 308 ^10 ضربدر 797 - ) تا ( 308 ^10 ضربدر 797)
۶- Decimal : جهت ذخیره سازی اعداد اعشاری تا 28 رقم اعشار


اجزای یک بانک اطلاعاتی در نرم افزار اکسس

۱- جداول (Tables) : هر داده، در یک خانه از جدول نگهداری میشود.
۲- فرمها (Forms) : واسطی کاربری برای ورود، ویرایش، حذف و نمایش داده ها.
۳- پرس و جوها (Queries) : کوئری ها در اکسس جهت استخراج اطلاعات مورد نظر از یک یا چند جدول بانك اطلاعاتی مورد استفاده قرار می گیرند.
۴- گزارشها (Reports) : برای نمایش، خلاصه سازی، ارسال و چاپ اطلاعات موجود در جداول بانكهای اطلاعاتی استفاده می شوند.
۵- ماکروها (Macros) : جهت سریع سازی کارها در بانکهای اطلاعاتی استفاده می شوند (بدون نیاز به برنامه نویسی).
۶- ماژولها (Modules) : همانند ماکروها باعث افزایش کارایی عملکرد بانکهای اطلاعاتی می شوند، البته از طریق برنامه نویسی.





آموزش اکسس Access

 

 

پايگاه داده (Database) چيست؟

مجموعه سازماندهي شده از اطلاعات پيوسته و مرتبط به هم را پايگاه داده يا بانك اطلاعاتي مي گويند.

بانك اطلاعاتي از جمع آوري اطلاعات يك موجود «Entity» مانند انسان، اطلاعات دانشجويي، قطعات توليدي يك كارخانه و..  بوجود مي آيد. مثلاً در مورد انسان، مشخصات:  نام - نام خانوادگي - آدرس - تلفن و ..

         

فايل پايگاه داده: فايلي است كه تمام اطلاعات پايگاه در آن ذخيره مي شود.

نرم افزار پايگاه داده: نرم افزاري كه وظيفه ايجاد، مديريت و به اشتراك گذاري پايگاه داده را بعهده دارد.

- يك نرم افزار پايگاه داده امكاناتي چون: ذخيره اطلاعات - جستجوي اطلاعات - تجزيه و تحليل اطلاعات و   مديريت اطلاعات را در اختيار ما قرار مي دهد.

-  از نرم افزارهاي پايگاه داده معروف مي توان به: Microsoft Access   و  Microsoft SQL Server   و Oracle  اشاره كرد.

         

     فيلد (Field)

به فضايي كه يك قلم يا نوع از اطلاعات در آن ذخيره مي شود، فيلد مي گويند.

 

 

     ركورد (Record)

به مجموعه اي از فيلدهاي مرتبط با يك موضوع يا موجوديت، ركورد گفته مي شود.

 

 

     جدول (Table)

به مجموعه اي از ركوردها كه داراي فيلدهاي يكساني هستند، جدول گفته مي شود.

 

 

     پايگاه داده (Database)

يك پايگاه داده اطلاعاتي است كه از يك يا چند جدول تشكيل مي شود.

         


كد مشتري

نام

نام خانوادگي

نام پدر

شماره شناسنامه

تاريخ تولد

مبلغ پرداختي

1

احسان

نعيمي

حسن

4012

1336

10000

2

پيروز

موسوي

اصغر

1262

1360

25000

3

نيما

حسن پور

محمد

4140

1325

47500

4

مسعود

دارابي

مجيد

127

1369

16500

5

احمد

فرهنگ

مصطفي

1501

1355

12800

         

         

         

         

         

         

         

         


 

 

     اصول طراحي يك بانك اطلاعاتي

براي طراحي يك بانك اطلاعاتي قبل از بكارگيري نرم افزار Access لازم است زماني را جهت فكر كردن درباره شناخت عملكرد برنامه و چگونگي هدايت آن صرف كنيد. زيرا اگر روي طراحي برنامه خوب فكر نشود ممكن است پيگيري و رفع هر يك از مشكلات يا اضافه كردن عملكرد جديد وقت زيادي را هدر نماييد.

براي طراحي يك برنامه خوب بهتر است مراحل زير را رعايت كنيد.

مثال: طراحي يك دفترچه تلفن Phone Book

1-    شناخت وظايف (فرم ورود، ويرايش، حذف، گزارش گيري و..)

2-    رسم روند كار (رسم نمودار پروژه و گروه بندي آنها)

3-    شناخت عناصر داده ها (نام، نام خانوادگي، شماره تلفن، آدرس و..)

4-    سازماندهي داده ها براي برنامه

5-    طراحي رابط كاربر (طراحي فرم ها براي اعمال مديريت توسط كاربر)

6-    ايجاد برنامه

7-    آزمايش، بازبيني و پالايش

         

 

 

     اصول ايجاد يك جدول درDesign View 

         

     نام فيلد (Field Name)

تعيين نام فيلد. ضوابط نامگذاري فيلدها:

1-    اسامي فيلدها حداكثر 64 كاراكتر مي باشندكه شامل حروف، اعداد و فاصله مي باشد.

2-  استفاده از كاراكترهاي نقطه « . » علامت تعجب « ! » علامت هاي كروشه « [ ] »  غيرمجاز است و نام فيلد نبايد با فاصله خالي « Space » شروع شود.

3-    برنامه Access بين حروف بزرگ و كوچك در نام فيلد تفاوتي قائل نخواهد شد.

         

     توضيحات (Description)

توضيحات و شرح هر فيلد را مي توانيم در قسمت Description وارد كنيم. اين توضيحات جنبه نمايشي دارد و ميتواند هر عبارتي باشد. و اين عبارات هنگامي كه در نماي Datasheet قرار داريم در نوار وضعيت نمايش داده مي شود.

         

     نوع داده فيلد (Field Data Type)

نوع ساختار اطلاعاتي يك فيلد را نوع فيلد مي گويند. مثلاً اگر بخواهيم نام يا نام خانوادگي را ذخيره كنيم، نوع فيلد را «متني يا Text» در نظر مي گيريم. ولي براي نگهداري تعداد افراد، نوع فيلد را «عددي يا Number» در نظر مي گيريم.

         

         


انواع داده هاي قابل تعريف جهت فيلدها در نرم افزار Microsoft Access

         

نوع داده

مورد استفاده

اندازه

مثال

Text

متني

براي داده هاي متن يا تركيب متن و عدد و فيلدهاي عددي كه نياز به محاسبات نداشته باشد (شماره تلفن) مناسب است.

حداكثر طول اين نوع داده 255 كاراكتر است.

فيلدهايي مانند: نام، نام خانوادگي، كد پستي، شماره تلفن، آدرس

Memo

گزارشي

اين داده نيز از نوع متني است، با اين تفاوت كه از نظر طول فيلد محدوديتي ندارد.

حداكثر 64000 بايت

فيلدهايي مانند: آدرس، يادداشت ها و اطلاعات توضيحي و تشريحي

Number

عددي

  

8 بايت

فيلدهايي مانند تعداد كاركنان، فرزندان، تعداد كالا و اندازه قطعه

Date / Time

تاريخ و زمان

براي درج تاريخ و ساعت بكار مي رود بصورتي كه مي توان آنها را با يكديگرمقايسه نمود.

8 بايت

فيلدهايي مانند: تاريخ و ساعت شروع مكالمه، تاريخ تولد، خريد يا ثبت نام

Currency

پول

براي داده هايي از نوع پولي با دقت 15 رقم عدد صحيح و 4 رقم اعشار

8 بايت

فيلدهايي مانند: قيمت كالا، قيمت تعمير، شهريه ثبت نام، دستمزد

Auto Number

شماره خودكار

در اين نوع داده، بصورت اتوماتيك اعدادي  متوالي را به فيلدها اختصاص مي دهد. كه از عدد يك شروع مي شود.

4 بايت و 16 بايت

توليد اعداد متوالي اتوماتيك مثل شماره رديف يا كد

Yes / No

بلي يا خير

جهت ايجاد فيلدي بكار مي رود كه پاسخ آن بصورت: بلي يا خير -  درست يا نادرست – روشن يا خاموش

1 بيت

فيلدهايي مانند: تاهل، جنسيت، زنده بودن

OLE object

براي قرار دادن تصوير از اين فيلد استفاده  مي شود. همچنين براي درج و دسترسي به اشياء  از نرم افزارهاي ديگر استفاده مي شود.

حداكثر 1 گيگابايت

تصاوير، اشياء، گرافها

Hyperlink

يك آدرس پيوندي به يك سند يا فايل روي اينترنت يا روي شبكه محلي ويا روي كامپيوتر شما

حداكثر 2048 كاراكتر

قرار دادن آدرس پيوندي

Look Up Wizard

فيلدي شامل اقلام مختلف را ايجاد مي كند كه اين اقلام از جدول ديگري نمايش داده مي شوند كه كاربر با

استفاده از آن مي تواند مقادير مختلف را از فهرستي بازشدني انتخاب نمايد.

               

               

               

     خواص فيلد (Field Properties)

به مجموعه اي از صفات فيلد، نظير: نوع فيلد، طول فيلد، شرايط صحت فيلد و .. خواص فيلد گفته مي شود.

 

 

     خواص روي دكمه General

 

 

1- Field Size

شما مي توانيد طولي را براي نوع داده Text و Number تعريف كنيد.

         

الف: TEXT : مي تواند از 0 تا 255 كاراكتر باشد كه پيش فرض آن 50 كاراكتر مي باشد.

ب: Number : انواع داده هاي عددي در جدول زير ذكر شده است:

         

         

نوع

مشخصات

تعداد اعشار

فضاي ذخيره

Byte

جهت ذخيره سازي اعداد صحيح مثبت از 0 تا 255

-

1 بايت

Integer

جهت ذخيره سازي اعداد مثبت و منفي بين 32768-  و  32767+

-

2 بايت

Long Integer

جهت ذخيره سازي اعداد مثبت و منفي بين 648/483/147/2-  و 647/483/147/2+

-

4 بايت

Single

جهت ذخيره سازي اعداد با دقت اعشاري معمولي(مميز شناور) بين  1038*4/3 -  تا  1038*4/3 +

7

4 بايت

Double

جهت ذخيره سازي اعداد با دقت اعشاري مضاعف(مميز شناور) بين  10308*797/3 -  تا  10308*797/3+

15

8 بايت

Replication ID

جهت ذخيره سازي شناسه منحصر بفرد سراسري (Globally Unique Identifier)

28

12 بايت

Decimal

خواص Scale (تعداد ارقام بعد از اعشار) و Precision (تعداد كل ارقام) را جهت كنترل ورود اعداد در اختيار ما قرار مي دهد.

-

16 بايت

 

 

2- Format

شما مي توانيد چگونگي نمايش يا چاپ داده هايتان را كنترل كنيد.

- General Number

- Currency

- Fixed

- Standard

- Percent

- Scientific

- General Date

- Long Date

- Medium Date

- Short Date

- Long Time

- Medium Time

- Short Time

 

 

3- Decimal Places

شما مي توانيد در فيلدهاي عددي (Number , Currency) تعداد ارقام اعشار را تعيين كنيد.

 

 

4- Input Mask

تعيين الگويي خاص جهت ورود داده ها، تا كاربر بتواند در هنگام ورود داده در فيلد، آنرا ببيند. مانندايجاد محدوديتي در فيلدهاي:

    تاريخ: « **/**/**** »            كد دانشجويي: « *** »            شماره تلفن: « ******* - *** - **** »

 

 

5- Caption «عنوان»

تعيين يك نام تشريحي براي نمايش دادن برچسب ها (Label) ، فرم ها (Form) و تيتر گزارشات

 

 

6- Default Value «مقدار پيش فرض»

تعيين يك مقدار پيش فرض براي همه انواع داده ها بجز AutoNumber و OLE object  مثلاً براي اعداد مقدار پيش فرض «صفر» مي باشد. و مقدار«تهي يا خنثي Null » براي انواع داده هاي Memo و Text در نظر گرفته شده است.

 

 

7- Validation Rule «قانون ارزيابي»

تعيين قانوني جهت ورود داده ها. مثلاٌ  اعداد ورودي بايد كوچكتر از 100 باشند. با اين عمل داده هاي نامعتبر تشخيص داده شده و از ورود آن در فيلد مورد نظر جلوگيري خواهد شد. يا اسامي شهرهاي معتبر و..

 

 

8- Validation Text «متن ارزيابي»

شما مي توانيد يك متن را در صورتي كه داده وارد شده از «قوانين ارزيابي Validation Rule» عبورنمايد، نمايش دهيد. مثلاً پيغام: «‌ اخطار -  اعداد بايد مابين 0 و 20 باشند »

 

 

9- Required  «مستلزم بودن»

نشان دهنده آن است كه اين فيلد نمي تواند خالي «تهي يا خنثي Null » باشد.

 

                          

   10- Allow Zero Length  «اجازه دادن به طول رشته صفر»

تعيين كننده آن است كه آيا رشته اي به طول « صفر » مي تواند در فيلد مورد نظر قرار گيرد يا خير.

 

 

11- Indexed  «شاخص»

جهت ايجاد شاخص يا Index بر روي انواع داده هاي Text و Number و Currency و Auto Number و Date/Time جهت دسترسي سريعتر به فيلد مورد نظر.

         

         

         

     فيلد كليدي (Primary Key)

يك يا چند فيلد كه مقدار آن منحصر بفرد بوده و مشخص كننده يك ركورد جدول است.

شماره پرسنلي، كد دانشجويي، كد كالا، شماره نامه  نمونه هايي از فيلدهايي هستند كه معمولاً به عنوان فيلد كليدي تعريف مي شوند. مقدار فيلد كليدي هر ركورد جدول بايد يكتا باشد و نرم افزار پايگاه داده اجازه نمي دهد فيلد كليدي در دو ركورد از جدول يكسان باشد. كليد اصلي مي تواند مجموعي از 2 يا چند فيلد باشد به شرط آنكه مجموع اين فيلدها مقدار منحصر بفردي را داشته باشد. همچنين مقدار كليد اصلي نمي تواند خالي باشد.

         

         

     فرم (Form)

به پنجره اي گفته مي شود (يكي از اشياء موجود در بانك اطلاعاتي) كه جهت ورود و مشاهده آسان داده هاي بانك اطلاعاتي بكار مي رود. انواع فرم ها به قرار زير است:

 

 

- A data–entry form

رايج ترين نوع فرم كه جهت ورود و مشاهده داده هاي جداول بانك اطلاعاتي استفاده مي شود.

 

 

- A switchboard form

نوعي فرم كه جهت ارتباط با فرم هاي ديگر از آن استفاده مي شود.

 

 

- A custom dialog box

نوعي فرم كه جهت اخذ داده هاي مختلف كاربران و تبديل آنها به جداول بانك اطلاعاتي از آن استفاده مي شود.

         


     اصول ايجاد يك فرم در برنامه Access 

·   استفاده از Auto Form

·   استفاده از Create form in Design

·   استفاده از Create form by using wizard

         

         

         



آدرس آموزشگاه کامپیوتر پایاتلفن تماس با آموزشگاه کامپیوتر پایاکانال تلگرام آموزشگاه پایا
مرکز آموزش های تخصصی پایا برگزار کننده دوره های آموزش کاربردی و تضمینی و مهارت های ویژه مشاغل
Top Computer Training School & IT Academy | in Iran , Tehran | Computer Skills Training | Computer tutorials | IT tutorials | Computer institute | Amoozeshgah Computer Paya
All Right Reserved 2005 - 2015- Designed by Institute of Computer PAYA -  Parviz Tariveh   email: info@PayaIT.com
تماس با آموزشگاه کامپیوتر پایاآموزشگاه کامپیوتر پایا