پايگاه داده (Database) چيست؟

مجموعه سازماندهي شده از اطلاعات پيوسته و مرتبط به هم را پايگاه داده يا بانك اطلاعاتي مي گويند.

بانك اطلاعاتي از جمع آوري اطلاعات يك موجود «Entity» مانند انسان، اطلاعات دانشجويي، قطعات توليدي يك كارخانه و..  بوجود مي آيد. مثلاً در مورد انسان، مشخصات:  نام - نام خانوادگي - آدرس - تلفن و ..

فايل پايگاه داده: فايلي است كه تمام اطلاعات پايگاه در آن ذخيره مي شود.

نرم افزار پايگاه داده: نرم افزاري كه وظيفه ايجاد، مديريت و به اشتراك گذاري پايگاه داده را بعهده دارد.

- يك نرم افزار پايگاه داده امكاناتي چون: ذخيره اطلاعات - جستجوي اطلاعات - تجزيه و تحليل اطلاعات و   مديريت اطلاعات را در اختيار ما قرار مي دهد.

-  از نرم افزارهاي پايگاه داده معروف مي توان به: Microsoft Access   و  Microsoft SQL Server   و Oracle  اشاره كرد.

     فيلد (Field)

به فضايي كه يك قلم يا نوع از اطلاعات در آن ذخيره مي شود، فيلد مي گويند.

     ركورد (Record)

به مجموعه اي از فيلدهاي مرتبط با يك موضوع يا موجوديت، ركورد گفته مي شود.

     جدول (Table)

به مجموعه اي از ركوردها كه داراي فيلدهاي يكساني هستند، جدول گفته مي شود.

     پايگاه داده (Database)

يك پايگاه داده اطلاعاتي است كه از يك يا چند جدول تشكيل مي شود.

     اصول طراحي يك بانك اطلاعاتي

براي طراحي يك بانك اطلاعاتي قبل از بكارگيري نرم افزار Access لازم است زماني را جهت فكر كردن درباره شناخت عملكرد برنامه و چگونگي هدايت آن صرف كنيد. زيرا اگر روي طراحي برنامه خوب فكر نشود ممكن است پيگيري و رفع هر يك از مشكلات يا اضافه كردن عملكرد جديد وقت زيادي را هدر نماييد.

براي طراحي يك برنامه خوب بهتر است مراحل زير را رعايت كنيد.

مثال: طراحي يك دفترچه تلفن Phone Book

1-    شناخت وظايف (فرم ورود، ويرايش، حذف، گزارش گيري و..)

2-    رسم روند كار (رسم نمودار پروژه و گروه بندي آنها)

3-    شناخت عناصر داده ها (نام، نام خانوادگي، شماره تلفن، آدرس و..)

4-    سازماندهي داده ها براي برنامه

5-    طراحي رابط كاربر (طراحي فرم ها براي اعمال مديريت توسط كاربر)

6-    ايجاد برنامه

7-    آزمايش، بازبيني و پالايش

     اصول ايجاد يك جدول درDesign View 

     نام فيلد (Field Name)

تعيين نام فيلد. ضوابط نامگذاري فيلدها:

1-    اسامي فيلدها حداكثر 64 كاراكتر مي باشندكه شامل حروف، اعداد و فاصله مي باشد.

2-  استفاده از كاراكترهاي نقطه « . » علامت تعجب « ! » علامت هاي كروشه « [ ] »  غيرمجاز است و نام فيلد نبايد با فاصله خالي « Space » شروع شود.

3-    برنامه Access بين حروف بزرگ و كوچك در نام فيلد تفاوتي قائل نخواهد شد.

     توضيحات (Description)

توضيحات و شرح هر فيلد را مي توانيم در قسمت Description وارد كنيم. اين توضيحات جنبه نمايشي دارد و ميتواند هر عبارتي باشد. و اين عبارات هنگامي كه در نماي Datasheet قرار داريم در نوار وضعيت نمايش داده مي شود.

     نوع داده فيلد (Field Data Type)

نوع ساختار اطلاعاتي يك فيلد را نوع فيلد مي گويند. مثلاً اگر بخواهيم نام يا نام خانوادگي را ذخيره كنيم، نوع فيلد را «متني يا Text» در نظر مي گيريم. ولي براي نگهداري تعداد افراد، نوع فيلد را «عددي يا Number» در نظر مي گيريم.

انواع داده هاي قابل تعريف جهت فيلدها در نرم افزار Microsoft Access

     خواص فيلد (Field Properties)

به مجموعه اي از صفات فيلد، نظير: نوع فيلد، طول فيلد، شرايط صحت فيلد و .. خواص فيلد گفته مي شود.

     خواص روي دكمه General

1- Field Size

شما مي توانيد طولي را براي نوع داده Text و Number تعريف كنيد.

الف: TEXT : مي تواند از 0 تا 255 كاراكتر باشد كه پيش فرض آن 50 كاراكتر مي باشد.

ب: Number : انواع داده هاي عددي در جدول زير ذكر شده است:

2- Format

شما مي توانيد چگونگي نمايش يا چاپ داده هايتان را كنترل كنيد.

- General Number

- Currency

- Fixed

- Standard

- Percent

- Scientific

- General Date

- Long Date

- Medium Date

- Short Date

- Long Time

- Medium Time

- Short Time

3- Decimal Places

شما مي توانيد در فيلدهاي عددي (Number , Currency) تعداد ارقام اعشار را تعيين كنيد.

4- Input Mask

تعيين الگويي خاص جهت ورود داده ها، تا كاربر بتواند در هنگام ورود داده در فيلد، آنرا ببيند. مانندايجاد محدوديتي در فيلدهاي:     تاريخ: « **/**/**** »            كد دانشجويي: « *** »            شماره تلفن: « ******* - *** - **** »

5- Caption «عنوان»

تعيين يك نام تشريحي براي نمايش دادن برچسب ها (Label) ، فرم ها (Form) و تيتر گزارشات

6- Default Value «مقدار پيش فرض»

تعيين يك مقدار پيش فرض براي همه انواع داده ها بجز AutoNumber و OLE object  مثلاً براي اعداد مقدار پيش فرض «صفر» مي باشد. و مقدار«تهي يا خنثي Null » براي انواع داده هاي Memo و Text در نظر گرفته شده است.

7- Validation Rule «قانون ارزيابي»

تعيين قانوني جهت ورود داده ها. مثلاٌ  اعداد ورودي بايد كوچكتر از 100 باشند. با اين عمل داده هاي نامعتبر تشخيص داده شده و از ورود آن در فيلد مورد نظر جلوگيري خواهد شد. يا اسامي شهرهاي معتبر و..

8- Validation Text «متن ارزيابي»

شما مي توانيد يك متن را در صورتي كه داده وارد شده از «قوانين ارزيابي Validation Rule» عبورنمايد، نمايش دهيد. مثلاً پيغام: «‌ اخطار -  اعداد بايد مابين 0 و 20 باشند »

9- Required  «مستلزم بودن»

نشان دهنده آن است كه اين فيلد نمي تواند خالي «تهي يا خنثي Null » باشد.

   10- Allow Zero Length  «اجازه دادن به طول رشته صفر»

تعيين كننده آن است كه آيا رشته اي به طول « صفر » مي تواند در فيلد مورد نظر قرار گيرد يا خير.

11- Indexed  «شاخص»

جهت ايجاد شاخص يا Index بر روي انواع داده هاي Text و Number و Currency و Auto Number و Date/Time جهت دسترسي سريعتر به فيلد مورد نظر.

     فيلد كليدي (Primary Key)

يك يا چند فيلد كه مقدار آن منحصر بفرد بوده و مشخص كننده يك ركورد جدول است.

شماره پرسنلي، كد دانشجويي، كد كالا، شماره نامه  نمونه هايي از فيلدهايي هستند كه معمولاً به عنوان فيلد كليدي تعريف مي شوند. مقدار فيلد كليدي هر ركورد جدول بايد يكتا باشد و نرم افزار پايگاه داده اجازه نمي دهد فيلد كليدي در دو ركورد از جدول يكسان باشد. كليد اصلي مي تواند مجموعي از 2 يا چند فيلد باشد به شرط آنكه مجموع اين فيلدها مقدار منحصر بفردي را داشته باشد. همچنين مقدار كليد اصلي نمي تواند خالي باشد.

     فرم (Form)

به پنجره اي گفته مي شود (يكي از اشياء موجود در بانك اطلاعاتي) كه جهت ورود و مشاهده آسان داده هاي بانك اطلاعاتي بكار مي رود. انواع فرم ها به قرار زير است:

- A data–entry form

رايج ترين نوع فرم كه جهت ورود و مشاهده داده هاي جداول بانك اطلاعاتي استفاده مي شود.

- A switchboard form

نوعي فرم كه جهت ارتباط با فرم هاي ديگر از آن استفاده مي شود.

- A custom dialog box

نوعي فرم كه جهت اخذ داده هاي مختلف كاربران و تبديل آنها به جداول بانك اطلاعاتي از آن استفاده مي شود.

     اصول ايجاد يك فرم در برنامه Access 

·   استفاده از Auto Form

·   استفاده از Create form in Design

·   استفاده از Create form by using wizard